Institucional
01 de October de 2018

Gestão ganha maior velocidade, segurança e precisão

Sistema integrado começa a rodar nas áreas de controladoria, contas a pagar e a receber, compras, contratos e controladoria

No dia 1º de outubro, as áreas de controladoria, contas a pagar e a receber, compras e administrativo-financeiro da FAPES começam a trabalhar com um novo sistema único e integrado, o SAP S/4HANA. É uma tecnologia voltada à gestão financeira e contábil que vai tornar a administração mais eficiente, promovendo velocidade, segurança e precisão das informações. Além disso, atende a todas as exigências e boas práticas de Compliance.

A FAPES é o primeiro fundo de pensão no Brasil a adotar essa versão do software, que é o mais utilizado no mundo na gestão empresarial. A iniciativa faz parte do projeto FAPES Digital e irá gerar uma economia de cerca de R$ 10 milhões a partir da integração e redução do número de sistemas, passando de 71 para apenas 8. O próximo passo será incorporar as áreas de negócios - Previdência, Saúde, Empréstimos e Financiamentos - na mesma tecnologia.

Veja alguns exemplos da utilização do sistema nas rotinas de trabalho destas áreas:

ATIVIDADE

COMO ERA FEITO

COMO SERÁ AGORA

Fluxo de caixa

Consulta a diferentes sistemas independentes e contas da empresa.

Gestão online em sistema integrado, com detalhamento por conta, pagamentos e recebimentos.

Cadastros (de fornecedores, participantes etc.)

Em planilhas Excel ou sistemas independentes, que não trocavam informações, gerando diferentes bases cadastrais.

Cadastro único em sistema integrado. Quando um funcionário ou o próprio participante edita seus dados no Portal de Serviços, o cadastro único será automaticamente atualizado.

Aprovações de despesas

O gestor recebia o documento para aprovação em papel, não havendo sistema de suporte ao processo.

O gestor irá visualizar e aprovar eletronicamente o pedido a qualquer hora ou lugar, inclusive por smartphone ou tablet.

Cotação de preços e pedidos

Controle manual sobre as 3 cotações exigidas e sobre valores lançados na requisição de compras. Erro de digitação podia transformar R$ 1 mil em R$ 1 milhão, gerando retrabalho e atrasos.

Sistema impede criação de pedido sem o mínimo de 3 cotações. Cálculo automático de consumo médio e alerta no sistema em caso de diferenças significativas, evitando erros.

Execução de orçamento

Controle manual. Caso o contrato ultrapassasse o valor orçado, era preciso autorizar posteriormente a despesa, podendo gerar atrasos.

Controle automático: sistema acompanha online e alerta quando o saldo está próximo do limite. Gestor é avisado com antecedência e pode remanejar orçamento a tempo.

Contabilidade

Fechamento podia levar dois meses, considerando dados específicos por patrocinador, órgãos reguladores (Previc, ANS etc.) e centros de custos.

Sistema integrado permite fechamento no 5º dia útil do mês seguinte, com rateios por centro de custos, balancetes por patrocinador e informações específicas aos órgãos reguladores.

Reembolsos de despesas

Pequenas despesas, como táxi, exigiam recibo rubricado pelo gerente e lançado no sistema para posterior pagamento.

Próprio funcionário lança despesa e comprovante no sistema, para aprovação online do gerente, agilizando o pagamento.

Relatórios

Elaborados em planilhas Excel a partir de dados de diferentes sistemas e bases cadastrais. Compartilhamento de arquivo por e-mail ou pasta de rede.

Relatórios online, utilizando dados do sistema único e integrado, acessíveis a todos os gestores (conforme alçada) inclusive via smartphone e tablet. Informações transparentes, auditáveis e com agilidade e segurança, facilitando a tomada de decisão.

 

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