Sistema SAP reduz custos e riscos e aumenta eficiência

Processos da contabilidade, controladoria, suprimentos e finanças serão integrados

Em mais um passo para tornar a gestão da FAPES digital, integrada e eficiente, as áreas de contabilidade, controladoria, suprimentos e finanças passarão a ter processos gerenciados no sistema SAP S4/HANA. A implantação, a partir de 28/05/2018, com duração de 20 semanas, reduzirá riscos operacionais, diminuindo o retrabalho e apresentando informações consolidadas em tempo real.

A iniciativa faz parte da transformação da Fundação, pois, temos na tecnologia um meio para melhorar a produtividade e a qualidade dos serviços prestados a você. A FAPES é pioneira entre os fundos de pensão a utilizar essa versão do sistema no País. O Gerente Executivo de Tecnologia da Informação, André Corte, coordena esse trabalho e detalha a seguir os principais pontos do projeto.

O que é o SAP S/4HANA e qual o diferencial dessa tecnologia?

A SAP é a maior player global de soluções de gestão corporativa e entrega softwares para administração de negócios nas mais diversas áreas da economia no mundo.

Essa tecnologia é carro-chefe da SAP e a FAPES será um case único entre os institutos de previdência no Brasil a rodar essa linha de software. Existem um ou dois fundos de pensão que já utilizaram ou utilizam produtos SAP, mas em versões anteriores à adquirida pela FAPES.

Com o sistema, vamos aumentar os níveis de controle e automatizar processos importantes dentro da empresa, como contabilidade, contas a pagar e compras, entre outros, que são chamados processos de back-office. Além disso, vamos ampliar a governança e o índice de eficiência na gestão.

Quais os ganhos para a FAPES com a implantação do sistema?

O benefício que nós buscamos prioritariamente é o aumento da produtividade e da eficiência do controle dos processos. Hoje operamos com sistemas de diferentes fornecedores, que não estão integrados o que exige que um mesmo processo seja checado duas ou três vezes. Com o novo sistema, evitamos o retrabalho, duplo checking, e geramos mais certeza nas informações.

Em termos de custo a SAP não é uma opção cara para a FAPES?

Não. Conseguimos uma negociação de modo que teremos um custo menor do que o atualmente existentes com os diversos sistemas.

E qual o impacto para os participantes?

Além da redução de custo com sistemas,o principal ganho é a eficiência na operação da FAPES Teremos mais transparência, agilidade e exatidão nos números, viabilizando a melhora na tomada de decisão.

Que tipo de informação online será possível obter com esse sistema?

Essa tecnologia traz um conceito de real time, ou seja, todos os fatos geradores de movimentação financeira são mostrados em tempo real. Vamos conseguir saber a posição de caixa da empresa diariamente, não preciso pedir um relatório. Abro o aplicativo e vejo a posição do caixa, posso comandar um pagamento à distância e contar com uma disponibilidade de informação sem precedentes na empresa. Tudo isso na palma da mão, pois o sistema já está preparado para a mobilidade, necessária nos dias de hoje.

Para se ter uma ideia, hoje demoramos quase um mês para saber o impacto de medidas gerenciais tomadas pela diretoria.

Quais processos terão benefício mais imediato?

Um dos exemplos é o processo de compra. Hoje é preciso escrever e imprimir uma nota técnica, elaborar uma classificação contábil e fiscal, submeter para autorização da Diretoria e essas etapas utilizam muito papel e horas de reuniões. Com a nova solução, o usuário vai criar uma requisição de compras e anexar os documentos necessários no sistema, que vai tramitar tudo eletronicamente. Não será mais preciso ter um papel transitando na empresa. Hoje na FAPES imprimimos mais de 1 milhão de páginas por ano.

Quais trabalhos hoje exigem dupla checagem e serão simplificados com o sistema?

Todos os processos, atuais, da FAPES exigem dupla ou tripla checagem. Um dos mais onerosos é o de pagamento: assinar notas fiscais, conferir notas, preencher planilhas de suporte de centro de custo para só depois iniciar a tramitação do pagamento. Todas essas operações passam a rodar automaticamente no dia seguinte à implementação do software, o processo de pagamento é inteiramente conciliado e se torna ainda mais seguro.

Qual a importância da tecnologia no mundo de hoje?

A tecnologia ajuda as pessoas e também as empresas . Softwares automatizam os processos, permitem a racionalização do trabalho, aumentam a produtividade, entregam melhores níveis de serviços e de controles, a um custo competitivo. É isso o que buscamos para a FAPES.

Quanto tempo vai durar a implantação?

Serão 20 semanas, incluindo uma equipe da SAP dedicada ao suporte atuando nas dependências da FAPES durante quatro meses, para garantir a melhor adequação do software às nossas necessidades.